Steuerrechnungen sind Finanzbelege für Bestellungen in Ihrem Store. Sie können sie in Ihrer internen Buchhaltung verwenden, sie dem Finanzamt vorlegen oder an Ihre Kunden senden. Es gibt zwei Arten von Steuerrechnungen im Store: reguläre Rechnungen für Ihre Verkäufe und Stornierungsrechnungen, um eine Rückerstattung für eine Bestellung auszustellen. Sie können integrierte Funktionen nutzen, um Rechnungen automatisch oder manuell zu erstellen, Rechnungen zu löschen, Rechnungen einzeln oder in großen Mengen herunterzuladen und zu drucken und Rechnungsnummern anzupassen.
In der EU und in Ländern wie Australien, Neuseeland oder Indien sind Rechnungen gesetzlich vorgeschrieben, um Steuern zu berechnen. In anderen Ländern kann die Erstellung von Rechnungen freiwillig sein. Wenn Sie unsicher sind, ob Sie für Ihr Unternehmen Steuerrechnungen benötigen, wenden Sie sich an einen entsprechenden Berater oder das Finanzamt in Ihrem Land.
Steuerrechnungen aktivieren oder deaktivieren
Sie können Steuerrechnungen aktivieren, wenn Sie die in Ihrem Store integrierte Funktion für Steuerrechnungen verwenden möchten. Diese Rechnungen haben eindeutige Nummern und sind rechtskonform.
So können Sie Steuerrechnungen aktivieren oder deaktivieren:
Klicken Sie in der Seitenleiste des Editors auf E-Commerce und dann auf Store verwalten.
Klicken Sie auf Einstellungen und wählen Sie dann Steuern.
Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Einstellungen“ und klicken Sie auf Steuerrechnungen einrichten.
Klicken Sie auf der Seite, die sich geöffnet hat, auf Steuerrechnungen aktivieren.
Wählen Sie im Abschnitt „Einstellungen“ aus, wie Sie Ihre Steuerrechnungen generieren möchten und ob Steuerrechnungen automatisch an Bestellbestätigungs-E-Mails angehängt werden sollen.
Sobald Sie Steuerrechnungen für Ihren Store aktiviert haben, werden ein Dropdown-Menü „Steuerrechnungen verwalten“ und der Abschnitt „Steuerrechnungen“ auf den Seiten der einzelnen Bestellungen im Store Control Panel angezeigt. Wenn Sie Steuerrechnungen deaktivieren, wird die Liste der Einstellungen für Steuerrechnungen nicht mehr angezeigt.
Selbst wenn Sie eine Option für die automatische Erstellung Ihrer Steuerrechnungen ausgewählt haben, müssen Stornierungsrechnungen immer manuell erstellt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Normale oder Stornierungsrechnungen manuell erstellen.
Normale oder Stornierungsrechnungen manuell erstellen
Standardmäßig werden normale Steuerrechnungen automatisch generiert und an Ihre Kunden gesendet, wenn die Bestellung aufgegeben wird, während Stornierungsrechnungen nur manuell erstellt und versendet werden können. Unabhängig von den Einstellungen können beide Arten von Rechnungen immer manuell über Ihr Store Control Panel erstellt werden.
Sie können die Standardeinstellungen für Ihre normalen Steuerrechnungen ändern und festlegen, wann sie automatisch erstellt werden, oder Sie können sie selbst erstellen und versenden. Weitere Informationen finden Sie unter Steuerrechnungen aktivieren oder deaktivieren.
Nach der Erstellung können normale Steuerrechnungen nicht weiter bearbeitet werden. Falls Sie eine Rückerstattung für eine Bestellung vornehmen möchten, müssen Sie manuell eine spezielle Stornierungsrechnung (Rückerstattung) ausstellen. Stornierungsrechnungen werden für alle Produkte in Ihrer Bestellung ausgestellt. Der Unterschied zwischen Stornierungsrechnungen und normalen Steuerrechnungen sind die negativen Summen und Zwischensummen. Stornierungsrechnungen haben ihre eigenen eindeutigen Nummern, die nicht mit der Nummer der normalen Steuerrechnung für die Bestellung übereinstimmen.
So erstellen Sie eine normale Steuerrechnung oder eine Stornierungsrechnung für eine Bestellung:
Klicken Sie in der Seitenleiste des Editors auf E-Commerce und dann auf Store verwalten.
Klicken Sie auf Meine Verkäufe und wählen Sie Bestellungen aus.
Klicken Sie auf die Bestellung, für die Sie eine Steuerrechnung erstellen möchten.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Steuerrechnungen verwalten und wählen Sie Steuerrechnung erstellen.
Wählen Sie auf der Seite, die sich öffnet, die Option Normal (Verkauf) oder Stornierung (Rückerstattung).
Klicken Sie auf Steuerrechnung erstellen oder Stornierungsrechnung erstellen.
Sie können unter Meine Verkäufe > Bestellungen bearbeiten auch normale Steuerrechnungen erstellen, wenn eine Bestellung manuell aufgegeben wird. Aktivieren Sie dafür das Kontrollkästchen Steuerrechnung bei Bestellung generieren.
Alle Rechnungen, die für eine bestimmte Bestellung erstellt wurden (einschließlich der automatisch generierten), sind im Abschnitt „Steuerrechnungen“ auf der Seite der jeweiligen Bestellung verfügbar. Sie können die Rechnung ausdrucken oder als PDF-Datei herunterladen, um sie an Ihre Kunden zu senden. Sie können Rechnungen bei Bedarf jederzeit löschen. Weitere Informationen finden Sie unter Steuerrechnungen löschen.
Steuerrechnungen löschen
Wenn Sie versehentlich eine Steuerrechnung für eine Bestellung erstellt haben, können Sie diese löschen.
So löschen Sie eine Steuerrechnung:
Klicken Sie in der Seitenleiste des Editors auf E-Commerce und dann auf Store verwalten.
Klicken Sie auf Meine Verkäufe und wählen Sie Bestellungen aus.
Klicken Sie auf die Bestellung, für die Sie eine Rechnung löschen möchten.
Klicken Sie im Abschnitt „Steuerrechnungen“ auf ... und wählen Sie dann Löschen.
Klicken Sie im Popup-Fenster auf Ja.
Die Steuerrechnung wird permanent gelöscht. Wenn Sie die Bestellung löschen, werden auch alle Steuerrechnungen für diese Bestellung gelöscht.
Möglicherweise müssen Sie Änderungen an der zukünftigen Steuerrechnungsnummer vornehmen, wenn Sie die Nummerierung Ihrer Steuerrechnungen nicht unterbrechen wollen. Weitere Informationen finden Sie unter Steuerrechnungsnummer anpassen.
Steuerrechnungen herunterladen und ausdrucken
Steuerrechnungen können einzeln als PDF-Datei heruntergeladen oder ausgedruckt werden. Sie können auch mehrere PDF-Rechnungen auf einmal herunterladen.
So können Sie Steuerrechnungen für eine einzelne Bestellung herunterladen oder ausdrucken:
Klicken Sie in der Seitenleiste des Editors auf E-Commerce und dann auf Store verwalten.
Klicken Sie auf Meine Verkäufe und wählen Sie Bestellungen aus.
Klicken Sie auf die Bestellung.
Klicken Sie im Abschnitt „Steuerrechnungen“ auf PDF herunterladen oder Druck.
Sie finden die normalen Steuerrechnungen auch als Anhang in E-Mail-Benachrichtigungen über neue Bestellungen (wenn Sie diese für Ihren Store unter Einstellungen > Benachrichtigungen aktiviert haben und wenn Ihre Steuerrechnungen automatisch generiert werden).
Mehrere auf einmal herunterladen
Sie können ein Archiv mit allen Steuerrechnungen anfordern, die für einen bestimmten Zeitraum in Ihrem Store vorhanden sind (z. B. um sie zum Fälligkeitstermin dem Finanzamt in Ihrem Land vorzulegen).
So laden Sie mehrere Steuerrechnungen auf einmal herunter:
Klicken Sie in der Seitenleiste des Editors auf E-Commerce und dann auf Store verwalten.
Klicken Sie auf Einstellungen und wählen Sie dann Steuern.
Klicken Sie auf den Abschnitt Steuerrechnungen.
Klicken Sie auf den Abschnitt Alle Steuerrechnungen auf einmal abrufen, um ihn zu erweitern.
Stellen Sie den Zeitraum ein, für den Sie Ihre Steuerrechnungen herunterladen möchten.
Klicken Sie auf Steuerrechnungen abrufen.
Sie erhalten eine Nachricht an die E-Mail-Adresse, unter der Ihr Store-Konto registriert ist, mit einem Link zum Archiv der Steuerrechnung, das als .zip-Datei zum Download bereitsteht (die Rechnungen selbst werden im PDF-Format bereitgestellt). Der Link ist 48 Stunden lang gültig.
Steuerrechnungsnummer anpassen
Sie können die Nummern Ihrer Steuerrechnungen ändern, um sie an Ihren Geschäftsprozess und die Gesetzgebung Ihres Landes anzupassen (z. B. durch Hinzufügen eines speziellen Codes im Präfix). Das Ändern der zukünftigen Steuerrechnungsnummer kann auch notwendig sein, wenn Sie eine Rechnung gelöscht oder Rechnungen außerhalb Ihres Stores erstellt haben.
Die Nummern der Steuerrechnungen in Ihrem Store werden separat von den Bestellnummern erstellt. Steuerrechnungsnummern verwenden eine fortlaufende aufsteigende Nummerierung. Jede Steuerrechnungsnummer folgt direkt auf die vorangegangene Nummer. Standardmäßig beginnt die Nummer bei „1“, aber Sie können die Steuerrechnungsnummern personalisieren und die Nummer für zukünftige Rechnungen auf eine beliebige positive ganze Zahl setzen.
Steuerrechnungen können ein Präfix oder Suffix haben, das zum numerischen Teil hinzugefügt wird. Sie können auch die minimale Anzahl von Stellen in Ihrer Rechnung festlegen (wenn die tatsächliche Zahl kleiner ist, werden Nullen vorangestellt). Verwenden Sie die Standardeinstellungen, wenn die Steuerrechnungen in Ihrem Store mit der Zahl „1“ beginnen sollen.
So konfigurieren Sie Ihre zukünftige Rechnungsnummer:
Klicken Sie in der Seitenleiste des Editors auf E-Commerce und dann auf Store verwalten.
Klicken Sie auf Einstellungen und wählen Sie dann Steuern.
Klicken Sie auf den Abschnitt Steuerrechnungen.
Scrollen Sie nach unten zu Einstellungen.
Klicken Sie auf den Abschnitt Nächste Steuerrechnungsnummer.
Es öffnet sich ein Menü, wo Sie ein Präfix und Suffix (falls erforderlich), die Steuerrechnungsnummer (die Nummer der nächsten Rechnung, die in Ihrem Store erstellt werden soll) und die Mindestanzahl der Stellen für Ihre Rechnungsnummer eingeben können.
Klicken Sie auf Speichern.
Änderungen wirken sich nur auf zukünftige Steuerrechnungen aus. Bestehende Steuerrechnungsnummern bleiben gleich.
Beispiele
Beispiel 1. Sie haben versehentlich die Rechnung #123 erstellt. Auch wenn Sie diese sofort löschen (ebenso wie die Bestellung), erhält die nächste Rechnung in Ihrem Store die Nummer #124. Um die Reihenfolge der Rechnungsnummern nicht zu unterbrechen, geben Sie „123“ als Steuerrechnungsnummer im Abschnitt Nächste Steuerrechnungsnummer ein. Dadurch erhält die nächste in Ihrem Store erstellte Rechnung die Nummer #123.
Beispiel 2. Jedes Jahr verwenden Sie in Ihrem Store die folgende Rechnungsnummerierung: Jahr-Rechnungsnummer-Storename. Wenn das Jahr 2022 beginnt, möchten Sie die Nummerierung zurücksetzen. Sie wissen auch, dass Sie normalerweise mehr als 1.000 Rechnungen im Laufe eines Jahres erstellen und Ihre erste Rechnung soll die Nummer „0001“ erhalten. Anschließend sieht die zukünftige Steuerrechnungsnummer so aus: 2022-0001-Storename.
So sollten Ihre Einstellungen im Menü aussehen:
